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Poo-tee-weet?

とあるIT業界の外資系社員の戯言。本を読んだまとめや旅のまとめなど。書いていることはだいたい戯言。プーティーウィッ?

スピード仕事術 - プロジェクト管理 と ToDoについて

GTD 仕事

前回はメールの処理についてお話させていただきましたが、今回は各プロジェクトやToDoをどのように扱うかについてお話したいと思います。基本にあるのはやはり、GTDでもよく言われる、”頭の中に残さない”ことです。大抵のことは忘れますが、言われて資料とかメモとか見なおせば思い出せます。

 

poo-tee-weet.hatenablog.com

 

 

プロジェクト管理について

 

ToDoを使うというのはこの”プロジェクト”という時系列的に何か処理していかなければならないようなものを行うときに非常に役に立ちます。もちろん、「あれやらねば」と思ったことを記録していつやるかをあとで優先度つけることにも使えます(これも”頭の中に残さない”という基本に則っています)。

 

プロジェクトというのは、営業の場合、追いかけている案件かもしれません。SEさん、プロジェクトマネージャの場合、請け負っている開発のプロジェクトのことかもしれません。マーケティングの方にとっては、何かイベントをするまでにしなければならないことかもしれません。各立場によってプロジェクトの中身は違いますけど、若干長期的、明日明後日・1週間後の話ではなく、1ヶ月〜3ヶ月以上かけて進めるものをプロジェクトとここでは呼びたいと思います。

 

そのプロジェクトにはあらゆるチェックポイントがあり、第1フェーズが終わらなければ出来ないことなどがあると思います。それらのロードマップを明確にすることが最初に必要になります。ロードマップが明確になったらそれをToDoに期日付きで登録しておけば、リマインダーになり、忘れずにプロジェクトを進めることができます。(下記の図がイメージ)

 

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方法論の一例:フォルダ管理システム

 

昔にこんな記事を書いたことがありました。これは割と使えるノウハウだなと最近思っています。ちょっとやり方は変わっていますが、基本的なやり方は変わっていません。

 

 

poo-tee-weet.hatenablog.com

 

基本的なやりかた:

  • フォルダを1つのプロジェクトとして管理する
  • フォルダ名にはわかりやすく、「期日」「プロジェクト名」を記載する

これだけです。

 

これ、何がいいかって、最近ファイルシェアでGoogle DriveとかDropboxとかBoxとかいろいろなCloudベースのファイル格納サービスが企業内にも導入されつつあると思います。そういうサービスを導入している企業が、このサービスが有るだけで十分だというところがいいんです。(更にProject管理のために新たにサービスを導入するのはコストもかかるし面倒だし)

 

このファイルシェアサービスでも、フォルダで1つのプロジェクトを管理し、必要な情報はそこへ統一的に管理する、というのは簡単でわかりやすい仕組みだと思います。実際に、うちの会社ではGoogle Driveが最近導入され、コンテンツマネジメントシステムがあるにもかかわらずGoogle Driveのフォルダでプロジェクト管理するほうが断然やりやすいと感じています。

 

 

 ToDoアプリ

 

 ToDoアプリはプロジェクトにまとめるほどでもなく、短期的な文脈で使うことが多いです。ふと、「XXさんに◯◯のメールを送らなきゃ!」とか思ったときにさっと入力して、後でリマインダーで気づくというのが理想的なスタイルです。最近はTodoistを使っています(使い始めたばかりでまだ新米です・・)。

 

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さいごに

 

ToDoアプリを使ったりするのは、忘れないようにするためではなく、積極的に忘れるためだと僕は思っています。忘れることで週末もゆっくり眠れます。頭のなかで覚えておこうとすると月曜日にはこれやらなきゃやらなきゃ・・と唱えてしまってストレスになりますね。それでは良い週末をお過ごしください。