Poo-tee-weet?

とあるIT業界の外資系社員の戯言。旅半分仕事半分の人生を目指しています。書いていることはだいたい戯言。プーティーウィッ?

スピード仕事術 - とりあえず高速メール処理について

いつもお世話になっております。

先日仕事のスピードについて簡単に書きましたけれども具体的にどうしているの、とかいう話が抜けていたと思いますので、今日はメールの処理についてご報告させていただきたく思います。

 

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まずは仕事の大半の時間を使ってしまっているメール管理です。メール管理=タスク管理になることもありますが、その点を意識したメーラーの使い方はInboxゼロの方針にしたがって使っています。僕の場合、メーラーはThunderbirdを使っていますが、使うものは何でもいいとは思います。ちなみにThunderbirdのAddonで拡張して使っていますが、それらをうまく使って高速メール処理を行っています。 

Inboxゼロ

処理すべき大抵のメールはInboxに入ってきます。それらを優先度などを意識してさばいていきます。これから説明するようにメールをさばいたあとは、基本的にはInboxにメールが無いようにします。返信できるものはすぐに返信し、Archiveへ、優先度高いものはNextへ、明日以降でも問題ないようなものはTomorrowへ、という感じでInboxから割り振っていきます。(下記参照)

 

未読数107591みたいなみどくバッチ数をみるとお前絶対やるべき仕事忘れているだろうと思っている次第でございます。それでうまく管理できている人は相当能力が高いと思うので、違うところに労力を使ってほしいと思います。

 

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あまり対応する基準が増えてもしょうがないですが、それぞれの業務にあわせて、緊急度・重要度などの基準でアクションが必要なものの優先度別フォルダを作りそれぞれ優先度や緊急度の高いものから解決していくのが良いと思います。厳密なGTDには至っていませんが、担当レベルの仕事であればこの程度で全然問題ないと思います。部下がたくさんいるとか、そういう状況になった場合には改善が必要になるだろうと思います。

 

タグによる管理はボツ

ちなみに昔はタグ機能を使って重要度・優先度を色分けして表示していましたが、注意散漫になってしまうという結論に至り、やめました。赤は優先度を表すのだけれど実際には確認に時間がかかっていて待ちの状態である、ということで他のメールをみるのですが、「これもまだやらなくていいし・・」と不必要なメールまでみることになっていました。また、モバイルでメールを見る際に、InboxがTaskリストだとしても、タグの色が反映されないので、優先度がわからないという問題が起こりはじめたので、フォルダにさばいていくのが結果的にいいなと判断した理由です。

 

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きっちりやらなくてもいいけれど自分のスタイルで注意散漫にならないような仕組みを作りあげることが重要かと思います。

 

相当昔に読んだ本ですが、これがGTDを意識するキッカケになった原点の本だと思います。究極はToDoアプリも必要なくて、メーラーだけでなんとかなるんですよね。でもToDoアプリは別のケースではかなり役に立ちます。その点は次回にでもお話させていただきたく思います。